為每筆學校收費取一個清楚的名稱，並連結到你實際持有的憑證。帳單確立要求支付的金額，轉帳受理通知表示已發起轉帳，收款單位的收據則可能顯示款項已沖抵哪項費用。不應默默以其中一種文件取代另一階段的記錄。
- 核對孩子、學校收費期間、金額與用途。
- 保留原始文件及簡短的查找參考資訊。
- 用文字記下尚不確定之處，不要將整筆餘額標成已付清。
美國消費者金融保護局（CFPB）的支出追蹤表建議保留實際採購與收據記錄。學校對帳還多一個問題：學校是否已將付款沖抵這筆特定費用？本指南用於家庭記錄，不是開立帳單，也不判定付款證明的法律效力。
分清文件寫了什麼，以及你自行推斷了什麼
命名檔案前，先看清文件用途。繳費通知、帳單、信用卡授權、轉帳受理通知與已付款收據，可能出現相同金額，卻回答不同問題。即使銀行扣款已入帳，如果沒有填付款人參考資訊，或兩個孩子就讀同一所學校，也可能仍需學校確認。
可使用「Maya 交通費，第 1 學期」這類名稱，搭配原始來源的簡短參考資訊。不要在一般規劃備註中寫入完整學號、帳號或銀行資料。若爭議或正式程序可能需要原件，請妥善保存未修改的原始文件。
範例：付款僅部分獲得確認的費用
下列 150 美元交通費與所有文件參考編號皆為虛構。第一次檢視時，學校已確認 100 美元，另外 50 美元仍在對帳中。付款已送出，不代表可以不先查核就再付一次。
最後一張收據收到後，已確認沖帳合計為 150 美元，餘額為零。兩個收據編號記錄的是兩次付款；繳費通知不是第三筆支出。
| 記錄 | 金額 | 能確立的事實 | 家庭下一步 |
|---|---|---|---|
| 繳費通知 DEMO-FEE-01 | 150 | 本學期交通費 | 保留收費參考編號 |
| 學校收據 DEMO-R-01 | 100 | 學校確認第一筆付款已沖抵費用 | 在費用記錄中註明收據 |
| 轉帳受理通知 DEMO-T-02 | 50 | 第二筆轉帳已送出；沖帳尚未確認 | 查核狀態，不要假設已結清 |
| 稍後收到的學校收據 DEMO-R-02 | 50 | 學校確認收到剩餘款項 | 完成待處理的對帳 |
附上圖片，並寫下實用的備註
在 Coleo 的費用編輯器選擇相關孩子，輸入實際費用資訊，再使用收據照片功能選取圖片或拍照。加上備註，說明收費期間、簡短收據編號，以及任何尚未釐清的沖帳事項。儲存後重新開啟費用，確認圖片清晰可讀。
如果原件是 PDF，請將它保存在文件儲存位置，並在備註註明查找方式；已核實的選擇器適用於圖片。金額需自行輸入，並與文件核對。附上圖片不會自動擷取內容，也不會向學校驗證其真偽。
應用程式畫面
Coleo 提供費用備註與收據圖片附件，供家長保存記錄。它不會開立學校收據、處理學費付款或驗證是否結清。CSV 匯出也不會打包收據圖片，更不會把你的記錄變成學校的正式帳簿。
免費下載，提供選用的 App 內購買。最新價格、訂閱和條款請查看您的應用程式商店。
收據整理的價值，在於能快速找到正確憑證。讓收費項目、付款記錄與學校確認彼此連結，同時避免重複計算同一筆錢。
FAQ
常見問題
不能。帳單說明一筆應收費用。轉帳受理通知、已入帳扣款與學校收據提供不同階段的依據；請確認款項已沖抵正確孩子與期間的費用。
已核實的費用編輯器支援從圖片檔選取收據影像，或使用相機拍攝，也支援文字備註。這不代表有 OCR 文字辨識或通用 PDF 匯入功能。
不會。已核實的 CSV 包含費用與課程歷程資料列，也包含備註，但不會嵌入收據圖片。請另外保留原始文件，並確認你安裝版本的備份行為。
